Elektronska pošta je poslala zelo pomemben način vsakdanjega in poslovnega komuniciranja. Kljub temu le malo oseb ve, kako se napiše ustrezen poslovni e-mail. Tak da z njim dosežemo boljši učinek in si zagotovimo boljše rezultate.

Prednosti komuniciranja z e-mailom je veliko. Na prvo mesto lahko postavimo dejstvo, da ga lahko v trenutku pošljemo in prejmemo tudi s pametnega telefona.

Kdor veliko posluje preko e-pošte, lahko opazi, da je veliko prejetih mailov neprimernih za poslovno rabo. Vsem se pri pisanju e-pošte mudi. Vendar pa je razlika med tem, ali napišemo dober ali slab e-mail, lahko usodna.

Vsekakor je dobro upoštevati nekaj osnovnih napotkov, ki nam pomagajo, da pripravimo odličen e-mail:

Branje članka vam bo vzelo približno 3 minute.

Zadeva

Zaveda e-maila mora biti jasno izražena. Dobro izražen namen poslanega e-maila lahko poskrbi, da bo prejemnik našo pošto prebral pred ostalimi sporočili ali pa jo bo enostavno spregledal. Skrbno napisana zadeva prejemniku tudi pomaga pri iskanju e-pošte med ostalimi prejetimi sporočili.

Naslavljanje prejemnika

Uvodni pozdrav je pomemben, saj je vaš prvi stik s prejemnikom. Pri poslovnemu e-mailu je dobro, da smo formalni in profesionalni. Vedno je bolje biti pretirano formalen kot preveč sproščen, saj z nagovorom izražamo spoštovanje do človeka, ki mu pišemo. Najbolje je začeti s »Spoštovani gospod/gospa«.

Uvod

Vedno je pomembno, da že na začetku omenite, zakaj pišete. Vljudno je torej potrebno predstaviti motiv našega sporočila.

Jedrni del

V jedru e-maila moramo kratko, jedrnato in učinkovito napisati vzrok našega sporočila. Zavedati se moramo, da je v poslovnem svetu čas dragocen in zato ne smemo dolgoveziti, saj prejemnik ne bo imel časa brati dolgih romanov. Stavki naj bodo kratki in jasni. Dobro je poudariti ali podčrtati pomembnejše dele, ker bodo tako bolje opaženi. Ne smemo pozabiti, da v vsakem odstavku poudarimo le eno stvar.

Jedro moramo strukturirati v več odstavkov, saj se besedilo v odstavkih lažje bere. Če moramo naštevati podatke, je dobro, da pripravimo seznam z alinejami, ki bo jasno predajal sporočilo.

Dobro je, da uporabljamo jasno in enostavno besedišče, ki ga bo naš naslovnik brez težav razumel.

Zelo je pomembno, da je sporočilo e-maila pozitivno predstavljeno, saj bo tako sporočilo bolje sprejeto.

Zaključek

Seveda na koncu ne smemo pozabiti primernega zaključka. Klasični »Za odgovor se Vam že vnaprej zahvaljujem« je postal moteč in vsiljiv. Zato je bolje izbrati kaj bolj inovativnega. Zaključna poved lahko izrazi veselje za bodoče sodelovanje, odprtost za morebitna vprašanja, upanje na hiter odziv, vabilo k ogledu spletne strani ali le preprosta želja za lep delovni teden.

Zaključni pozdrav

Na koncu seveda ne smemo pozabiti obveznega pozdrava in našega podpisa. Dobro je, da imamo že vnaprej oblikovano nogo, v kateri bodo poleg našega imena in priimka že navedeni vsi potrebni podatki o našem delovnem mestu in o podjetju.

Primer poslovnega e-maila: