Na uradnih srečanjih, kot so seje, sestanki, zborovanja in drugi uradni dogodki, se na koncu praviloma vedno napiše zapisnik. To je uradni dokument, ki mora vsebovati vse ključne informacije, dogovore in sklepe, ki so bili sprejeti na sestanku.

Navadno zapisnik napiše zapisnikar, ki ga nato predloži vsem udeležencem sestanka ter tudi vsem tistim, ki zaradi zadržanosti ali drugih obveznosti niso bili prisotni.

Zapisnik seveda nastaja že med potekom samega sestanka, nato pa se pripravi in pravilno oblikuje čistopis. Ko vsi udeleženci prejmejo dopis, imajo osem dni časa, da se nad zapisnikom pritožijo. Če v tem času ne pride do pritožbe, se zapisnik overi in shrani.

Česa ne smete izpustiti, ko pišete zapisnik

Zapisnik lahko razdelimo na več delov. Na začetku mora biti zapisano ime in sedež organizatorja srečanja. Nato sledi naslov, ki se v tem primeru glasi enostavno »zapisnik«.

V nadaljevanju navedemo kraj in datum ter tudi uro, ko je potekal sestanek.

Sledi lista prisotnih. Napisati je potrebno imena in priimke vseh prisotnih. Če so prisotni pooblaščenci ali zastopniki, navedemo njihova imena. Če se sestanka kdo izmed članov ni mogel udeležiti, ga navedemo in zraven dopišemo vzrok odsotnosti.

Nato po točkah napišete dnevni red. K vsaki točki dnevnega reda zapišemo tudi potek obravnave in sklep, ki je bil sprejet na koncu.

Na koncu dopišete, kdaj se je sestanek zaključil in spodaj dodate kraj in datum srečanja.

Pod krajem in datumom morate zapisati ime in priimek zapisnikarja (levo) in predsednika oziroma vodje srečanja (desno). Pod imeni se morata obe osebi tudi lastnoročno podpisati.

Na koncu dokumenta je navadno naveden in podpisan tudi overitelj zapisnika.

Pozabiti ne smete niti na obvezne priloge, kjer navedete vse pomembne dokumente, poročila, analize ali programe, ki so bili predstavljeni k določenim točkam dnevnega reda.

Primer zapisnika:

KULTURNO IN RAZVOJNO DRUŠTVO MAVRICA

Kajuhova ulica 45

5220 Tolmin

 

Zapisnik

5. sestanek odbora Kulturnega in razvojnega društva Mavrica, ki je potekal v prostorih društva na Kajuhovi ulici 45, 1000 Ljubljana, 4. 4. 2020 ob 19. uri.

 

Prisotni člani:

– Vesna Vižintin – predsednica društva

– Anja Pirš – podpredsednica

– Bojan Kranjčan – član

– Ervin Vodopivec – zapisnikar

 

Upravičeno odsotni:

– Marko Gerželj – član

 

Ostali prisotni:

– Petra Vidic – delavka občinske uprave

– Jože Rozman – Rdeči križ

 

Dnevni red:

1. Pregled in potrditev zapisnika 4. sestanka.

2. Pregled in analiza finančnega poročila.

3. Pregled in priprava kulturnega programa in aktivnosti za leto 2020.

4. Razno.

 

Člani so se s predlaganim dnevnim redom strinjali.

Po sprejetju dnevnega reda so člani odbora za zapisnikarja izbrali Ervina Vodopivca, za overitelja pa Bojana Kranjčana.

 

K 1. točki

Pri pregledu sklepov 4. sestanka so člani ugotovili, da so bili z izjemo 5. točke realizirani vsi sklepi.

Sklep: Člani, ki ne bodo plačali članarine, bodo iz društva izključeni.

 

K 2. točki

Finančno poročilo je pripravila računovodja društva Anica Mahnič. Finančno stanje društva je pozitivno. Natančni podatki so razvidni v prilogi.

Sklep: Ker je stanje društva pozitivno, bodo člani lahko podali predloge za nakup rekvizitov potrebnih za gledališče.

 

K 3. točki

Za leto 2020 je društvo pripravilo več kulturnih večerov, ki se bodo zvrstili tekom leta. Kot vsako leto bo društvo organiziralo tudi več gledaliških večerov, na katere bomo povabili amaterska gledališča iz celotne Slovenije. Oktobra 2020 bo društvo uprizorilo premiero gledališke igre z naslovom Županova Micka. Predvideni stroški za pripravo predstave bodo znani v mesecu maju.

Sklep: Po pripravljenem izračunu stroškov se bomo ponovno sestali.

 

K 4. točki

Člani društva so dali pobudo, da bi skupaj z Rdečim križem društvo aktivno sodelovalo pri pomoči ostarelim na domu.

Sklep: Člani društva, ki so pripravljeni pomagati, se bodo vključili v akcijo.

Sestanek je bil končan ob 21. uri.

 

V Tolminu, 4. 4. 2020

 

Zapisnikar: Predsednica društva:

Ervin Vodopivec Vesna Vižintin

Overitelj:

Bojan Kranjčan

Priloge:

– finančno poročilo za leto 2019

– okvirni kulturni program za leto 2020